传真目前仍然是企业进行信息交流的一种主要手段，在大多数公司仍然使用老式传真机来完成这项工作。即使在那些计算机已经成为主要办公工具的公司，老式传真机仍然是不可替代的一种信息传递的工具。

　　使用老式传真机有许多弊端。首先是浪费纸张，一份传真可能要经过很多次批复最后成文，这样一份同样的内容传真在公司之间可能会有四、五次的传递，浪费大量纸张。这种情况在一份合同签署的过程中特别明显，无形中会浪费很多资源。第二是浪费时间，效率低。如果一个小企业只有一部传真机，同时有几个人要发传真的话，就要等候，这样会浪费许多宝贵的时间；而对于一个咨询公司，如果通过传真来收集客户信息，他们可能会发一份广告表格，等候客户传真回来，由专门人员把这些传真收集起来再输入数据库，这样统计信息是一个很烦琐的过程，而且效率是非常低的。第三是不保密。一个中型的公司可能会分为许多的部门，不同部门接收的传真会在一处存放，部门之间没有保密性而言，这对企业内部是很不利的。第四是不利于保管。很多传真要进行归档保存，如果传真的量很大，一是占据很大的空间，二是人为的破损也会使这些资料遗失。

　　对于企业构造一个高效的智能的电子化的传真系统，无论是在节省费用、提高效率还是安全方面都是有非常重要的意义。首先，使用计算机传真系统可以节省购买传真机的费用。一般的较大型的，提供高质量高速度的传真机的费用会很高，特别是提供激光打印效果的传真机价格就更加昂贵，而使用计算机传真系统，如果发送端和接收端使用同样的传真软件，达到激光打印效果的传真将很容易实现。使用计算机传真系统，可以节约大量的纸张，一份合同只有最终签署的那份合同需要打印出来。中间几次修改的合同完全可以使用电子版本，不会浪费任何纸张。第二，使用计算机传真系统可以节省时间，提高效率。对于一个小公司不用很多人等候一台传真机发传真，计算机传真系统都有传真排队或等候发送功能，这样只需要将传真提交，你可以去做其他工作了。同时有些传真系统的回馈功能可以告诉你这份传真是在什么时候发送出去的，或是它在队列中等候了多久，由于对方占线或没响应而没有发送出去。由于大多数的传真系统都结合进企业的信息系统中去，使用计算机传真系统可以直接应用企业中原有的客户数据库，做定制发送。

　　非常适合那些给每一个客户逐一发送传真的公司，可以选定一个客户数据库按每个客户的地址发送一份传真，这样可以节约很多的时间，而不用把每一个客户的电话和传真号码抄录到公司的传真封面上再逐一发送。对于做市场调研的公司来说，也可以使用这样的功能。由于市场调查的表格是标准的，在企业的传真系统后端直接套接上OCR软件，可以对标准表格进行识别，直接输入数据库，省去录入人员的工作量，而且可以避免录入中的错误。当然OCR软件的识别率可能是一个问题，但是目前国内的许多OCR软件都提供很高的识别率，即使对于手写体也有很高的识别度，而对于那些习惯使用计算机发送传真的人就更不成问题。第三，由于计算机传真系统有自动分发功能，因此安全性很高。给谁的传真，只有谁能看到。特别是那些传真系统结合进信息系统中的企业，传真系统的安全将遵循整个信息系统的安全标准，因此传真系统的安全性有了更好的保障。第四，计算机传真系统在传真的管理方面有独到之处。因为所有的传真都是以电子方式来保存的，节约空间而且不易被人为损坏。同时每一个传真系统都配备一个识别记录，记录每份传真是何时发送的，发送给谁，以及为什么目的，这对于传真的保管非常有利。

　　此外计算机传真系统还提供老式传真机无法实现的功能。一些新型的产品可以在传真软件中加入语言功能，把它当作一条消息同时发送，当你收到这个传真的同时还收到一个语音包，告诉你有关这份传真的一些更详细内容，这是老式传真机很难达到的功能。还有一些传真系统可以通过Internet发送传真，用市内电话的价格发送国际传真。

　　目前市场上有很多的计算机传真系统可供选择，下面介绍的是一些使用非常简单并且应用非常广泛的传真系统，其中包括Symantec公司的WinFax for Network Server5.0、WinFax Pro9.0和CA公司的Fax Serve以及微软公司的Small Business Server中的Fax Server。

　　首先介绍Symantec公司的WinFax产品系列。Symantec公司一向出品经典的应用软件产品，大家比较熟悉的PC Tools、Norton 都是这个公司的产品。WinFax for Network Server5.0和WinFax Pro9.0这两个产品有很大区别，主要是WinFax for Network Server5.0只是一个服务器端的产品，在客户端同时还要使用WinFax Pro4.1 for Windows3.x或WinFax Pro9.0 for Windows 95/NT. 此外，WinFax for Network Server5.0可以兼容16位的系统，在你的企业中，如果既有使用Windows3.x的,也有使用Windows 95的计算机，使用WinFax5.0 for network是非常适合你的企业来组织计算机传真系统。而WinFax Pro9.0是纯32位的产品，它把传真系统的客户端与服务器端集成在一起。你可以使用WinFax Pro9.0把自己的Modem共享出去，供其它装有WinFax Pro9.0的计算机使用；WinFax Pro9.0可以提供激光打印效果的传真，支持ISDN线路，支持Class 2型Modem；同时WinFax Pro9.0可以集成进微软的Exchange中，来实现传真系统与整个企业信息系统的集成；使用Symantec 的WinFax系列产品也可以很方便的与微软的Office集成，借助WinFax产品中的宏指令可以将传真作为一项功能加入WORD和EXCEL的工具条与菜单中，使传真成为办公系统的一部分。

　　为了完全替代老式传真机，Symantec的另一个产品TalkWorks为WinFax增加了应答与留言功能。此外Symantec还有一个客户信息管理的集成产品──ACT！，与WinFax产品结合使用可以极大的提高工作效率。WinFax for Network Server5.0和WinFax Pro9.0都不能称为Fax Server型的产品，因为当Modem被占用时，客户端向连有Modem的计算机发送传真时，传真排队在发送端排队，而不是在连有Modem的计算机上排队。因此这两种产品都不能承受很大的负荷。

　　CA Fax Serve是一种企业级的传真系统，它有Windows NT版和Novell版，同时也可以集成到Lotus Notes中去。本文以Fax Serve for Windows NT作为主要的介绍产品。CA的Fax Serve for Windows NT，服务器端安装时集成进Windows NT中，并使用Windows NT的帐户管理系统作为Fax Serve帐户管理工具。 客户端安装时集成进Windows95中的Inbox或Outlook中去，并作为这些软件的一个服务来启动。确切的讲CA Fax Serve是完全集成进企业邮件系统的传真软件，它可以很好的配合微软的Exchange, Lotus Notes, 以及Novell的GroupWise这些群件产品。对于一个大型企业可以完全依赖CA Fax Serve来实现整个企业的传真无纸化。由于和企业邮件系统的紧密结合，用户在发送文挡时有很大的灵活性：用户既可以指定文件由邮件系统发送还是由传真系统发送；也可以只指明文件发给谁，由邮件系统根据地址簿中的信息决定使用什么方式发送。CA Fax Serve在接收传真时也融入企业的通信系统中，它可以做到传真的自动分发。自动分发是通过不同的电话线来区分接收方，可以把某一线进来的传真全部送到某一部门，把另一线进来的传真全部送到另一部门。

　　CA Fax Serve在收到传真后以邮件方式在企业中传送，因此在收到传真后很短的时间内就会到达接收者的电子邮箱中。在大型企业中，CA Fax Serve可以有效地提高工作效率并且可以改变陈旧的工作方式。CA Fax Serve支持ISDN线路，支持Class 2型Modem, 同时也支持多串口卡和集成的Modem板。对于注重高效率的企业CA Fax Serve是一个很好的选择，特别对于市场调研公司，CA Fax Serve支持多电话线输入的功能再配合高识别率的OCR软件可以得到极高的效率。

　　微软的Small Business Server是专门为中小型企业开发的完善的企业信息系统全套解决方案。它包括Windows NT、Exchange Server 、SQL Server、Proxy Server、Fax Server、Web Server等等，一个小型企业只需要购买一套Small Business Server就可以构建整个企业的信息系统。由于微软的Fax Server是Small Business Server中的一个套件，它与Small Business Server集成性相当好，而且使用起来非常简单。当你需要发送传真时，只需要一个打印操作就可以完成发送功能。微软的Fax Server也支持ISDN线路和Class 2型Modem。对于一个小型企业缺乏网络管理人员和计算机维护人员，那么一套Small Business Server再合适不过了。

　　当然使用计算机传真系统也有一些弊端。主要缺点在于由于传真的头部不是数字形式，造成分发非常困难。几种产品只能靠指定的电话线进行分发。很多厂商正在联合开发新的传真协议，目的就是为了支持对传真收件人的识别能力。此外由于Internet的蓬勃发展，大多数文件都以电子邮件形式发送。特别是以前用国际传真发送文件的公司，现在都改用电子邮件形式来传送文件，以节省公司的费用。

　　无论公司的信息系统多么发达，几乎每家公司都有老式的传真机存在，传真仍是进行信息交流的重要手段。所以对这部分系统的数字化改造，仍然是每个公司所面临的重要问题，它对于节省公司的办公费用是非常有效的。目前电子邮件系统很少附带电子签字系统，如果需要在传真上签署意见，传真仍然是不可取代的。当然使用计算机传真系统，可以通过增加手写板来弥补这方面的不足。无论是新型高速传真机的出现，还是新的传真协议的开发，传真仍然是老式过时的通讯方式。传真系统越来越多的会被电子邮件系统所取代。随着基础网络的扩宽和提速，最终电子邮件系统可以达到传真系统实时性的要求，到那时传真系统最终会退出历史舞台了。